Projektmanagement

im Umfeld sozialer Arbeit

Klassisches Projektmanagement

„Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

(unbekannt)

"Klassisches" oder auch "traditionelles" Projektmanagement, ist eine weit verbreitete Methode zur Planung und Durchführung von Projekten. Diese Herangehensweise zeichnet sich durch eine lineare und durchgeplante Abfolge von Phasen und Prozessen aus, die von der Projektinitiierung über die Planung und Ausführung bis hin zum Abschluss führen. Diese Methode bietet eine klare Struktur, detaillierte Planung sowie Dokumentation, was besonders in stark regulierten Bereichen und großen, komplexen Projekten von Vorteil sein kann.

Grundsätzliches

Klassisches Projektmanagement basiert auf einer klar definierten Abfolge von Phasen, die nacheinander durchlaufen werden. Diese Phasen umfassen:

Initialisierung: In dieser Phase wird das Projekt formal gestartet. Die Projektziele werden definiert, und eine Machbarkeitsstudie wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Projekt realisierbar ist. Ein Projektauftrag wird erstellt, der die wichtigsten Anforderungen und den Umfang des Projekts festlegt.
Definition: Diese Phase ist entscheidend für den Projekterfolg. Ein detaillierter Projektplan wird erstellt, der alle Aspekte des Projekts abdeckt, einschließlich des Umfangs, der Zeitpläne, der Ressourcen, der Kosten und der Risiken. Hierbei werden auch Meilensteine und Kontrollpunkte festgelegt, um den Fortschritt zu überwachen.
Planung: In dieser Phase werden die im Projektplan definierten Aufgaben und Aktivitäten durchgeführt. Das Projektteam arbeitet an der Umsetzung der Projektziele, und es wird sichergestellt, dass die Arbeit den Qualitätsstandards entspricht. Regelmäßige Statusberichte und Meetings werden durchgeführt, um den Fortschritt zu überwachen und eventuelle Probleme zu identifizieren und zu lösen.
Steuerung: Diese Phase läuft parallel zur Ausführung und stellt sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Abweichungen vom Plan werden identifiziert und Korrekturmaßnahmen ergriffen. Leistungskennzahlen werden überwacht, und es wird sichergestellt, dass die Projektergebnisse den Anforderungen entsprechen.
Abschluss: In dieser Phase wird das Projekt formal abgeschlossen. Eine abschließende Bewertung wird durchgeführt, um den Projekterfolg zu messen und aus den gemachten Erfahrungen zu lernen. Abschlussberichte werden erstellt, und alle Projektressourcen werden freigegeben.

Warum soziale Arbeit häufig traditionelles Projektmanagement braucht

Struktur und Klarheit

Einer der größten Vorteile des traditionellen Projektmanagements ist die klare Struktur und die detaillierte Planung. Jede Phase des Projekts ist genau definiert, was zu einer hohen Transparenz und Nachvollziehbarkeit führt. Dies erleichtert die Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit den Stakeholdern. Darüber hinaus verlangen Kostenträger wie Bezirke, Inklusionsämter und Drittmittelgeber i.d.R. diese Nachvollziehbarkeit sowie eine klare Dokumentation des Projektprozesses in Form von Protokollen und Berichten.

Planbarkeit und Vorhersehbarkeit

Durch die ausführliche Planung und die Festlegung von Meilensteinen ist der Projektverlauf gut vorhersehbar. Risiken können frühzeitig identifiziert und gemanagt werden. Dies ist besonders in Projekten wichtig, bei denen genaue Zeit- und Kostenpläne eingehalten werden müssen.

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Klassisches Projektmanagement legt großen Wert auf Dokumentation. Jede Phase des Projekts wird dokumentiert, was eine hohe Nachvollziehbarkeit und Transparenz gewährleistet. Dies ist besonders dann wichtig, wenn für Fördergelder die Mittelverwendung nachgewiesen werden muss. Auch muss dann im Vorfeld i.d.R. ein detaillierter Kostenplan vorgelegt werden, der im klassischen Projektmanagement beinhaltet ist.

Qualitätskontrolle

Durch die kontinuierliche Überwachung und Kontrolle des Projektfortschritts wird sichergestellt, dass die Projektergebnisse den Qualitätsstandards entsprechen. Abweichungen vom Plan können frühzeitig erkannt und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um die Qualität der Projektergebnisse zu gewährleisten.

Obwohl zahlreiche Projekte mit traditionellen Vorgehensweisen gut umsetzbar sind, sind gerade Projekte an der Schnittstelle zu den Klientinnen und Klienten auch mit agilen oder zumindest hybriden Methoden umsetzbar.

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