Projektmanagement

im Umfeld sozialer Arbeit

Wissen: Statement of Work

Auszug aus dem Buch Projektmanagement im Umfeld sozialer Arbeit, Seite 77 ff.

Die Lasten und Pflichten im Projektmanagement

Wie so manches in unseren Breitengraden sind Lasten und Pflichten deutsche Begrifflichkeiten, die in internationalen Projektmanagementmethoden (z.B. PMBOK) in dieser Form nicht benannt werden. Trotzdem möchte ich Ihnen beide Begrifflichkeiten der Vollständigkeit halber kurz vorstellen.

Lastenheft

Grundsätzlich wird es vom Auftraggeber formuliert, beinhaltet die Punkte aus dem Projektauftrag und wird um weitere Themen ergänzt. Weiter sind dort die Rahmenbedingungen beschrieben, unter denen ein Projekt stattfinden soll (Personal, Räumlichkeiten und weitere Ressourcen). Der Auftraggeber richtet damit seine Anforderungen, die zwingend im Rahmen
eines Projekts erfüllt sein müssen, an den Auftragnehmer. Eine Gliederung für das Lastenheft sollte in etwa so aussehen:

Projektinteresse: Wieso braucht es dieses Projekt?
Zentrales Leitziel mit Teilzielen: Welche Ziele werden mit dem Projekt verfolgt?
Meilensteine: Welche Meilensteine müssen auf dem Weg zum Leitziel erreicht werden?
Umsetzung: Wie soll eine Umsetzung des Projekts aussehen (z.B. in der Praxis)?
Klärung: Welche Punkte müssen im Rahmen des Projekts noch geklärt werden?
Qualität: Welche Qualitätskriterien müssen zwingend erfüllt sein?

Diese Punkte können je nach Projekt beliebig umformuliert werden. In der Literatur wird das Lastenheft zwingend als Vorbedingung für das Pflichtenheft beschrieben (Alam und Gühl 2016).

Pflichtenheft

Die Definition der DIN-ISO 69901-5 beschreibt das Pflichtenheft als „vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorhaben aufgrund des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“ (vgl. Alam und Gühl 2016). Anders gesagt: Kein Pflichtenheft ohne Lastenheft. Im Pflichtenheft werden die
Vorgaben des Auftraggebers gemäß deren Gliederung präzisiert und Realisierungsabsichten formuliert.

Ein Beispiel:
Im Lastenheft wurde formuliert: "Es sollen keine zusätzlichen Risiken im Hinblick auf Räumlichkeiten und Kosten im Rahmen des Projekts -Aufbau einer Tagesstätte für psychisch kranke Menschen- auf den Träger zukommen."

Im Pflichtenheft steht weiter: "Zur Analyse entstehender Risiken wird eine umfangreiche Risikoanalyse auf Basis der vorhandenen Daten durchgeführt und Maßnahmen mit dem Auftraggeber abgestimmt."

Der Auftragnehmer formuliert somit auch seine Lösungsansätze für bereits bekannte Problemstellungen aus dem Lastenheft. Je nach Projektart kann ein Pflichtenheft bereits die komplette Projektplanung mit ersten Analysen und Ergebnissen (etwa aus einer Vorstudie) dazu beinhalten. Am Ende wird das Pflichtenheft vom Auftraggeber geprüft und gegengezeichnet. Im besten Falle haben beide Seiten bereits bei der Erstellung beider Hefte zusammengearbeitet und sich inhaltlich abgestimmt. So kann es sein, dass am Ende nur eines von beiden notwendig ist und die Überschrift „Statement of Work“ beinhaltet.

Statement of Work

In der Praxis werden das Lasten- und Pflichtenheft umgangssprachlich oft nicht trennscharf benannt (vorwiegend außerhalb der Softwarebranche). Denn Lastenhefte lassen sich oft nur in anderen Worten in Pflichtenhefte umformulieren. Wenn ich einen Projektbeauftragten extern begleite, dann stelle ich Fragen nach den Anforderungen zusammen, die mir in den Gesprächen genannt werden, sofern noch keine Auftragsklärung erfolgte. Anschließend ergänze ich es um meine Einschätzung der Rahmenbedingungen des Projektmanagements und so finden sich die Lasten und Pflichten in einem Dokument.

In dieser Leistungsbeschreibung, dem „Statement of Work“, erarbeitet der Projektleiter federführend mit dem Auftraggeber zusammen das Vertragsdokument mit folgenden Inhalten (in Anlehnung an Cole & Martin 2012):

Projektmanagement soziale Arbeit - statement of work

Wenn Sie als externer Projektleitender ein größeres Projekt begleiten, ist die Leistungsbeschreibung ein wichtiges Dokument für beide Parteien. Gleichwohl ist es möglich, ein Projekt auch auf Abrechnungsbasis zu begleiten. Und ganz anders ist es bei Projekten innerhalb von Einrichtungen oder Organisationseinheiten. Hier empfehle ich, eine Projektbeschreibung oder einen Steckbrief zu erstellen und diesen von der direkten Führungskraft bzw. dem internen Auftraggeber gegenprüfen zu lassen. Für kleine und mittlere Projekte ist dies völlig ausreichend.

Zielkonflikte managen