Wissen: Meilensteine definieren
Meilensteine sind ein wesentlicher Bestandteil der strukturellenArbeit in einem Projekt. Ist ein definiertes Ziel erreicht, ist ein Meilenstein geschafft. Moderner formuliert als „Roadmap“ teilen sie ein Projekt in die wichtigsten Etappen auf, an denen sich auch externe Interessengruppen orientieren können. Das Projekt wird dadurch in kleinere und schneller erreichbare Ziele unterteilt, die den jeweiligen Fortgang anzeigen. Meilensteine dienen damit auch an festgelegten Punkten der weiteren Entscheidungsfindung zum Verlauf des Projekts. Die Anzahl der Meilensteine ist von der Projektgröße abhängig und theoretisch nicht begrenzt. Es wird jedoch empfohlen, sie konkret und griffig zu formulieren, sodass Sie mit den Wichtigsten auskommen (Kuster et al.2019). Sicher ist vieles wichtig, aber es gibt ein paar Meilensteine, die in vielen Projekten vorkommen und deshalb von mir auch analog vorgeschlagen werden.
Beispiele für Meilensteine
Grundsätzlich dürfen Sie in Ihrem Projekt das als Meilenstein formulieren, was für Sie einen solchen darstellt. Beschränken Sie sich auf wesentliche Kernpunkte im gesamten Projekt. So können Meilensteine anzeigen, dass
Auch der Abschluss einer Projektphase wird als Meilenstein definiert (z.B. Planungsphase abgeschlossen). Wichtig ist, dass nur wesentliche Punkte als Meilenstein definiert werden. Als grober Richtwert können etwa maximal 12 Meilensteine genannt werden. Es dürfen aber auch weniger sein. Die Zahl dient nur der Orientierung, so dass man nicht Gefahr läuft, jedes Ziel als Meilenstein einzutragen.
Smarte Ziele oder gar einzelne Aufgaben hingegen finden sich nicht im Meilensteinplan. Dennoch spielt die Arbeit mit den Aufgaben, die auf dem Weg zum Ziel bearbeitet werden, eine ebenso wichtige Rolle. Im Beispielplan sieht man die Meilensteine „Gebäude gefunden“ und „Angebote sind formuliert“ eng beieinander liegen. Es ist also notwendig, hier parallel an den anfallenden Aufgaben zu arbeiten, damit nach dem Testlauf ausreichend Zeit zur Aufbereitung der Daten für die Präsentation im Lenkungsausschuss ist.
In einem Meilensteinplan lässt sich sehr gut erkennen, dass auf dem Weg zum nächsten Meilenstein oftmals nur ein schmales Zeitfenster liegt und somit Aufgaben gut geplant und aufgeteilt werden müssen.
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